Tyto Zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jaké osobní údaje shromažďujeme na webu stellartreestand.com (dále jen „Web”) a v souvislosti s obchodní spoluprací B2B, za jakými účely a na jakých právních základech je zpracováváme, komu je předáváme (včetně předávání mimo Evropský hospodářský prostor) a jaká práva vám náležejí. Plní informační povinnosti podle čl. 13 a 14 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR”).
Web je určen podnikatelům. I ve vztazích B2B jsou údaje fyzických osob (např. jméno a příjmení, pracovní e-mail, telefon nákupčího nebo majitele firmy) osobními údaji a chráníme je v souladu s GDPR.
1. Správce údajů
Správcem vašich osobních údajů je KAMAI.PL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (společnost s ručením omezeným podle polského práva) se sídlem v obci Wola Batorska, adresa: Wola Batorska 461, 32-007 Zabierzów Bocheński (województwo małopolskie), Polsko, zapsaná v rejstříku podnikatelů KRS (polský Národní soudní rejstřík, Krajowy Rejestr Sądowy) vedeném Okresním soudem pro Krakov-Śródmieście v Krakově (Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie), XII. obchodním oddělením KRS, pod číslem 0000361320, NIP (daňové identifikační číslo) 6832056712, REGON (statistické identifikační číslo) 121297532, základní kapitál 5 000,00 zł (dále jen „KAMAI”, „Správce”, „my”).
Kontakt ve věcech osobních údajů:
- e-mail: biuro@kamai.pl (do předmětu uveďte: „Osobní údaje”),
- telefon: +48 12 307 28 21,
- písemně: na adresu sídla.
Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, protože k tomu není povinen. Ve všech záležitostech týkajících se osobních údajů se na nás můžete obracet přímo.
2. Čí údaje zpracováváme
- osob navštěvujících Web;
- osob, které odesílají formulář poptávky nebo kontaktní formulář;
- osob přihlášených do seznamu pro zasílání nabídek (obchodní sdělení);
- osob, které používají AI asistenta na Webu;
- osob zastupujících naše stávající a potenciální obchodní partnery nebo jejich kontaktních osob (majitelů, členů statutárních orgánů, nákupčích, zaměstnanců oddělení nákupu, logistiky, účetnictví, marketingu);
- podnikatelů, kteří jsou fyzickými osobami (osoby samostatně výdělečně činné, společníci občanskoprávních společností – spółka cywilna);
- osob, jejichž údaje jsme získali z veřejně dostupných zdrojů za účelem navázání spolupráce B2B (bod 6).
3. Jaké údaje shromažďujeme
Shromažďujeme údaje, které jsou potřebné k navázání a vedení obchodní spolupráce, k ochraně Webu a k prokázání souladu s právními předpisy. Neshromažďujeme zvláštní kategorie osobních údajů (čl. 9 GDPR) a žádáme vás, abyste nám je nepředávali.
| Kategorie | Příklady údajů | Zdroj |
|---|---|---|
| Identifikační a kontaktní údaje | jméno a příjmení, pracovní pozice, pracovní e-mail, telefon, jazyk korespondence | od vás, od vašeho zaměstnavatele nebo zadavatele, z veřejných zdrojů |
| Údaje o firmě | název firmy, NIP, adresa, země, druh činnosti (obchod, zahradní centrum, obchodní řetězec, velkoobchod, distributor), webové stránky, počet prodejních míst, prodejní kanály | od vás, z veřejných rejstříků (KRS, CEIDG, VIES), z webových stránek |
| Obsah poptávek a korespondence | obsah formuláře, e-mailové zprávy, poznámky z telefonických hovorů a schůzek, předpokládané množství, sezóna, očekávání ohledně nabídky | od vás |
| Konverzace s AI asistentem | úplný obsah zpráv a odpovědí, jazyk konverzace, údaje uvedené v konverzaci (např. e-mail, název firmy), datum a čas, IP adresa | od vás, automaticky |
| Údaje o souhlasech a prohlášeních (registr událostí) | datum a čas (časové razítko s časovým pásmem), IP adresa, user agent, adresa podstránky a jazyková verze, znění souhlasů a prohlášení v podobě, v jaké byla zobrazena, verze Podmínek užívání a Zásad ochrany osobních údajů, datum a způsob odvolání souhlasu | automaticky, v okamžiku odeslání formuláře, přihlášení k odběru nebo konverzace |
| Údaje o využívání obchodních sdělení | datum odeslání, otevření zprávy, kliknutí na odkazy, odhlášení odběru, vrácené (nedoručené) zprávy | automaticky, prostřednictvím nástrojů pro rozesílání e-mailů |
| Technické údaje a serverové logy | IP adresa, datum a čas požadavku, adresa podstránky, adresa odkazující stránky, typ prohlížeče a operačního systému, kód odpovědi serveru | automaticky |
| Údaje ze souborů cookies a podobných technologií | identifikátory, nastavení (např. volba jazyka, souhlasy s cookies), statistické údaje o používání Webu | automaticky (bod 13) |
| Lokalizační údaje zadané do vyhledávání na mapě | zadané město nebo PSČ | od vás |
| Údaje o obchodní spolupráci | objednávky, nabídky, podmínky, vyúčtování, reklamace, fakturační údaje | od vás nebo od vaší firmy |
4. Účely, právní základy a doby uložení
| Účel | Právní základ | Jak dlouho |
|---|---|---|
| Odpověď na poptávku, příprava a předložení nabídky, kontakt ohledně spolupráce | čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (opatření přijatá před uzavřením smlouvy na vaši žádost, pokud jste sami podnikatelem); čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (náš oprávněný zájem: navázání spolupráce s firmou, kterou zastupujete) | do ukončení jednání, a nebude-li smlouva uzavřena – nejdéle 3 roky od posledního kontaktu, pokud dříve nevznesete účinnou námitku |
| Uzavření a plnění obchodní smlouvy, vyřizování objednávek, dodávek, reklamací, záruk | čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (pokud jste smluvní stranou); čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (kontakt se zástupci a zaměstnanci smluvního partnera) | po dobu trvání smlouvy a do uplynutí promlčecí lhůty nároků |
| Účetní a daňové povinnosti | čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR ve spojení se zákonem o účetnictví (ustawa o rachunkowości) a daňovými předpisy | 5 let od konce kalendářního roku, v němž uplynula lhůta pro zaplacení daně, nebo déle, pokud to vyžadují právní předpisy |
| Zasílání obchodních sdělení elektronickými prostředky (seznam pro zasílání nabídek) a telefonický marketing | čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR (souhlas) ve spojení s čl. 398 zákona o elektronických komunikacích (ustawa – Prawo komunikacji elektronicznej) | do odvolání souhlasu |
| Přímý marketing vlastních produktů a služeb (např. nabídky, novinky, pozvánky) v kanálech, pro které není vyžadován samostatný souhlas, a v rámci probíhající spolupráce | čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem: přímý marketing) | do vznesení námitky nebo nejdéle 3 roky od posledního kontaktu |
| Získávání a ověřování kontaktů na potenciální partnery B2B z veřejných zdrojů, budování databáze partnerů, první kontakt ohledně spolupráce | čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem: rozvoj velkoobchodního prodeje); kontakt elektronickými prostředky za marketingovým účelem – po získání požadovaného souhlasu | do vznesení námitky nebo nejdéle 2 roky od získání údajů, nedojde-li k navázání kontaktu |
| Provoz AI asistenta: odpovědi na dotazy, přijímání poptávek, předávání záležitostí obchodnímu zástupci, kontrola kvality a rozvoj znalostní báze | čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (opatření přijatá před uzavřením smlouvy na vaši žádost); čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (vyřizování dotazů, zlepšování kvality odpovědí, bezpečnost) | nejdéle 24 měsíců od poslední zprávy; obsahuje-li konverzace poptávku – jako u poptávek |
| Registr událostí: prokázání, že souhlasy byly uděleny nebo odvolány a kdo a kdy učinil prohlášení | čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR ve spojení s čl. 5 odst. 2 a čl. 7 odst. 1 GDPR (zásada odpovědnosti); čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (ochrana před nároky a obhajoba v řízeních) | po dobu využívání souhlasu nebo prohlášení a poté do uplynutí promlčecí lhůty nároků a skončení případných řízení |
| Bezpečnost Webu, předcházení zneužití, spamu a útokům, serverové logy | čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem: bezpečnost a nepřetržitost provozu) | nejdéle 12 měsíců, pokud údaje nejsou potřebné jako důkaz v souvislosti s incidentem |
| Statistiky a analytika Webu s použitím jiných než nezbytných cookies | čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR (souhlas) ve spojení s čl. 399 zákona o elektronických komunikacích | do odvolání souhlasu nebo vypršení platnosti souboru cookie |
| Zajištění fungování Webu (nezbytné cookies, zapamatování jazyka a volby souhlasů) | čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | podle doby platnosti daného souboru cookie |
| Analýzy trhu, segmentace partnerů a plánování prodeje (na agregovaných údajích nebo údajích týkajících se firem) | čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | jako u účelu, pro který byly údaje shromážděny |
| Určení, uplatnění a obhajoba nároků | čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | do uplynutí promlčecí lhůty nároků a skončení řízení |
| Odpovědi na žádosti subjektů údajů, vyřizování reklamací služeb | čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR; čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | nejdéle 3 roky od uzavření věci |
Po uplynutí doby uložení údaje vymažeme nebo anonymizujeme. Doby uložení mohou být prodlouženy, pokud to vyžaduje právo nebo jsou-li údaje nezbytné v probíhajícím řízení.
5. Registr událostí (časové razítko)
V okamžiku odeslání formuláře, přihlášení do seznamu pro zasílání nabídek, udělení nebo odvolání souhlasu a konverzace s AI asistentem automaticky zaznamenáváme: datum a čas s časovým pásmem, IP adresu, user agent, adresu podstránky a jazykovou verzi, znění souhlasů a prohlášení v podobě, v jaké byla zobrazena, a verzi Podmínek užívání a Zásad ochrany osobních údajů.
Činíme tak proto, že GDPR vyžaduje, abychom byli schopni prokázat, že souhlas byl udělen (čl. 7 odst. 1 GDPR) a že údaje zpracováváme v souladu s právem (čl. 5 odst. 2 GDPR). Registr může sloužit jako důkaz v případě kontroly ze strany předsedy polského Úřadu pro ochranu osobních údajů (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO), sporu nebo reklamace. Přístup k registru mají výhradně oprávněné osoby. Údaje z registru nevyužíváme k marketingu ani ke sledování vaší aktivity.
6. Údaje získané jinak než od vás (čl. 14 GDPR)
Pokud jste nám údaje neposkytli sami, mohli jsme je získat:
- od firmy, kterou zastupujete nebo ve které pracujete (např. jako kontaktní osoby pro objednávky);
- z veřejných rejstříků: KRS, CEIDG, VIES a zahraničních rejstříků;
- z webových stránek firem, e-shopů, firemních a profesních profilů na sociálních sítích (např. LinkedIn), oborových katalogů a seznamů vystavovatelů na veletrzích;
- z komerčních databází obchodních kontaktů (včetně databází provozovaných dodavateli z USA);
- od našich partnerů, obchodních zástupců a distributorů.
V takovém případě zpracováváme identifikační a kontaktní údaje, pracovní pozici a údaje o firmě. Informujeme vás o tom nejpozději při prvním kontaktu, nejpozději však do jednoho měsíce od získání údajů. Kdykoli můžete vznést námitku – poté vás přestaneme kontaktovat a vymažeme vaše údaje, s výjimkou informace nezbytné k tomu, abychom vaši námitku respektovali i v budoucnu (např. e-mailové adresy na seznamu vyloučených kontaktů).
7. Povinnost poskytnout údaje
Poskytnutí údajů je dobrovolné. Bez údajů označených ve formuláři jako povinné nemůžeme odpovědět na poptávku ani připravit nabídku. Bez e-mailové adresy a souhlasu vás nemůžeme přihlásit do seznamu pro zasílání nabídek. Poskytnutí údajů je nezbytné pro uzavření a plnění obchodní smlouvy a – v rozsahu vyžadovaném právními předpisy – pro vystavení faktury.
8. Komu údaje předáváme
Údaje mohou získat pouze subjekty, které je potřebují k plnění výše popsaných účelů:
- dodavatelé IT služeb jednající na náš pokyn (zpracovatelé): hosting Webu a server s databází konverzací AI asistenta (Hostinger), e-mailová pošta a cloudový kancelářský balík, ukládání souborů a tabulek, systém CRM, nástroje pro rozesílání e-mailů, nástroje pro vyhledávání a ověřování obchodních kontaktů, analytické nástroje, dodavatelé modelů umělé inteligence (včetně OpenAI – AI asistent) a nástroje AI podporující práci týmu s korespondencí a dokumenty;
- dodavatelé vložených služeb: YouTube (Google) – přehrávání videí; OpenFreeMap a OpenStreetMap Foundation (služba Nominatim) – mapa a vyhledávání míst;
- naši zaměstnanci, spolupracovníci, obchodní zástupci a distributoři – v rozsahu potřebném k vyřízení poptávky nebo ke spolupráci;
- kurýrní, speditérské a logistické společnosti – při realizaci dodávek;
- účetní kancelář, advokátní kanceláře, poradci, auditoři, pojišťovny;
- banky a provozovatelé platebních služeb – při vyúčtování;
- orgány veřejné moci a soudy – pokud to vyžadují právní předpisy.
Se zpracovateli uzavíráme smlouvy o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR) nebo používáme jejich standardní podmínky zpracování údajů. Úplný a aktuální seznam dodavatelů vám poskytneme na požádání. Osobní údaje neprodáváme.
9. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor
Vědomě využíváme služeb dodavatelů se sídlem ve Spojených státech amerických (např. v oblasti umělé inteligence, e-mailu a týmové spolupráce v cloudu, CRM, rozesílání e-mailů, vyhledávání obchodních kontaktů a analytiky). Podle posouzení Správce poskytují jejich řešení funkce, spolehlivost a úroveň zabezpečení, které srovnatelná evropská řešení v současnosti nenabízejí. Proto mohou být vaše osobní údaje předávány mimo Evropský hospodářský prostor, zejména do USA, a rovněž zpracovávány subdodavateli těchto dodavatelů v jiných zemích.
Předávání probíhá výhradně s použitím některého z mechanismů stanovených v kapitole V GDPR:
- EU-US Data Privacy Framework – u dodavatelů certifikovaných v tomto programu, na základě prováděcího rozhodnutí Komise (EU) 2023/1795 ze dne 10. července 2023 o odpovídající úrovni ochrany (čl. 45 GDPR);
- standardní smluvní doložky přijaté Evropskou komisí prováděcím rozhodnutím (EU) 2021/914 (čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR), používané spolu s doplňkovými zárukami (např. šifrování údajů při přenosu a uložení, řízení přístupu);
- rozhodnutí Komise o odpovídající úrovni ochrany – u jiných zemí, např. Spojeného království (OpenStreetMap Foundation).
Chceme, abyste znali související riziko: ve třetích zemích mohou mít orgány veřejné moci jiná oprávnění k přístupu k údajům než v EU a prostředky právní ochrany mohou být omezené. Proto předáváme pouze údaje nezbytné pro daný účel. O kopii záruk uplatňovaných při předání můžete požádat na adrese biuro@kamai.pl.
10. AI asistent
AI asistent na Webu je systém umělé inteligence, nikoli člověk. Když s ním konverzujete:
- obsah vašich zpráv je odesílán dodavateli jazykového modelu OpenAI (USA), který generuje odpověď; předání do USA probíhá za podmínek uvedených v bodě 9;
- celou konverzaci (zprávy a odpovědi), jazyk, datum a čas a IP adresu ukládáme na našem serveru; tyto údaje mohou být přeneseny do systému CRM, pokud se konverzace týká poptávky;
- konverzace mohou procházet oprávněné osoby společnosti KAMAI za účelem vyřízení poptávky, kontroly kvality a zlepšování znalostní báze Asistenta;
- obsah zpráv může být automaticky kontrolován z hlediska zneužití (moderace);
- podle podmínek používání API dodavatele platných ke dni vyhotovení těchto Zásad dodavatel ve výchozím nastavení nevyužívá údaje odesílané prostřednictvím API k trénování svých modelů a může je uchovávat po omezenou dobu za účelem odhalování zneužití.
Asistent vůči vám nečiní rozhodnutí s právními účinky. Prosíme, neuvádějte v konverzaci citlivé údaje, hesla, platební údaje ani údaje jiných osob.
11. Vaše práva
Máte právo na:
- přístup k údajům a získání jejich kopie (čl. 15 GDPR);
- opravu údajů (čl. 16 GDPR);
- výmaz údajů (čl. 17 GDPR);
- omezení zpracování (čl. 18 GDPR);
- přenositelnost údajů zpracovávaných automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy (čl. 20 GDPR);
- vznesení námitky proti zpracování na základě oprávněného zájmu (čl. 21 GDPR); námitce proti přímému marketingu vždy vyhovíme, bez nutnosti ji zdůvodňovat;
- odvolání souhlasu kdykoli, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním;
- podání stížnosti u předsedy polského Úřadu pro ochranu osobních údajů (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) nebo u dozorového úřadu ve státě vašeho pobytu nebo místa výkonu práce.
Chcete-li svá práva uplatnit, napište na biuro@kamai.pl. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce (v odůvodněných případech může být lhůta prodloužena o dva měsíce, o čemž vás budeme informovat). Můžeme vás požádat o informace potřebné k ověření vaší totožnosti. Tato práva nejsou absolutní – např. nevymažeme údaje, které musíme uchovávat na základě právních předpisů nebo za účelem obrany proti nárokům.
12. Profilování a automatizované rozhodování
Nečiníme rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování, která by pro vás měla právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotýkala (čl. 22 GDPR). Firmy můžeme seskupovat podle druhu činnosti, země, velikosti nebo zájmu o nabídku (segmentace), abychom přizpůsobili nabídky a obchodní sdělení. O spolupráci rozhodují lidé.
13. Soubory cookies a podobné technologie
Web používá soubory cookies a podobné technologie (např. místní úložiště prohlížeče).
- Nezbytné – zajišťují fungování Webu, bezpečnost, zapamatování jazykové verze a vaší volby ohledně cookies. Nevyžadují souhlas.
- Funkční – pamatují si nastavení a usnadňují používání Webu (např. stav okna AI asistenta).
- Analytické a marketingové – používáme je výhradně poté, co udělíte souhlas v cookie liště.
Souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat v nastavení cookies na Webu (odkaz v zápatí) nebo v nastavení prohlížeče. Omezení nezbytných cookies může ztížit používání Webu.
Externí obsah. Videa z YouTube načítáme až po kliknutí na přehrávač; poté může Google ukládat do vašeho zařízení vlastní soubory cookies a zpracovávat údaje v souladu se svými zásadami ochrany osobních údajů. Mapa používá dlaždice OpenFreeMap (data OpenStreetMap), které soubory cookies neukládají; server dodavatele však obdrží vaši IP adresu. Město nebo PSČ zadané do vyhledávání odesíláme službě Nominatim (OpenStreetMap Foundation) až po odeslání vyhledávání.
Aktuální seznam souborů cookies je k dispozici v nastavení cookies na Webu.
14. Serverové logy
Hostingový server automaticky zaznamenává technické údaje o každém požadavku (IP adresu, datum a čas, adresu podstránky, údaje o prohlížeči). Používáme je k zajištění bezpečnosti, diagnostice chyb a vytváření agregovaných statistik. Nepropojujeme je s jinými údaji za účelem identifikace osob, ledaže je to nezbytné k objasnění bezpečnostního incidentu nebo k obraně proti nárokům.
15. Korespondence a telefonický kontakt
Když nám píšete nebo voláte, zpracováváme údaje uvedené v korespondenci a v hovoru (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, a pokud se kontakt týká nabídky nebo smlouvy – také čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Korespondenci uchováváme po dobu potřebnou k vyřízení věci a poté do uplynutí promlčecí lhůty nároků, kterých se může týkat.
16. Zabezpečení údajů
Uplatňujeme technická a organizační opatření odpovídající riziku (čl. 32 GDPR), zejména: šifrované připojení HTTPS, vícefaktorové ověřování u účtů a nástrojů, udělování přístupu pouze oprávněným osobám a pouze v nezbytném rozsahu, uchovávání přístupových klíčů mimo kód Webu, zálohy, ochranu proti spamu a zneužití, rozpočtové limity a omezení oprávnění u služeb AI a pravidelnou kontrolu dodavatelů. Žádný přenos přes internet však není zcela bezpečný. O porušeních zabezpečení osobních údajů informujeme předsedu UODO a subjekty údajů, pokud to vyžadují právní předpisy.
17. Odkazy na jiné weby
Web může obsahovat odkazy na jiné weby (např. e-shopy partnerů, sociální sítě, e-shop pro maloobchodní zákazníky). Za zásady ochrany soukromí těchto webů neodpovídáme. Seznamte se prosím s jejich zásadami ochrany osobních údajů.
18. Změny Zásad ochrany osobních údajů
Zásady ochrany osobních údajů můžeme aktualizovat, zejména při změně právních předpisů, dodavatelů, funkcí Webu nebo účelů zpracování. Aktuální verze je vždy k dispozici na Webu spolu s datem. O podstatných změnách týkajících se osob přihlášených do seznamu pro zasílání nabídek budeme informovat e-mailem. Pokud bude změna vyžadovat váš souhlas, požádáme vás o něj.
Zásady ochrany osobních údajů jsou vyhotoveny v polském jazyce. Verze v jiných jazycích mají pomocnou povahu; v případě rozporu je rozhodující polská verze.
19. Kontakt
KAMAI.PL Sp. z o.o., Wola Batorska 461, 32-007 Zabierzów Bocheński, Polsko, e-mail: biuro@kamai.pl, tel. +48 12 307 28 21