La présente Politique de confidentialité explique quelles données personnelles nous collectons sur le site stellartreestand.com (ci-après : « Site ») et dans le cadre de la coopération commerciale B2B, à quelles fins et sur quelles bases juridiques nous les traitons, à qui nous les transmettons (y compris en dehors de l’Espace économique européen) et de quels droits vous disposez. Elle remplit les obligations d’information prévues aux articles 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (ci-après : « RGPD »).
Le Site s’adresse aux entrepreneurs. Même dans les relations B2B, les données des personnes physiques (par exemple les nom et prénom, l’e-mail professionnel, le téléphone d’un acheteur ou du propriétaire d’une entreprise) sont des données personnelles et nous les protégeons conformément au RGPD.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement de vos données personnelles est KAMAI.PL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (société à responsabilité limitée de droit polonais), dont le siège social est situé à Wola Batorska, adresse : Wola Batorska 461, 32-007 Zabierzów Bocheński (województwo małopolskie), Pologne, inscrite au registre des entrepreneurs du KRS (Registre judiciaire national, Krajowy Rejestr Sądowy) tenu par le Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie (tribunal d’arrondissement de Cracovie-Śródmieście à Cracovie), XIIe chambre commerciale du KRS, sous le numéro 0000361320, NIP (numéro d’identification fiscale) 6832056712, REGON (numéro d’identification statistique) 121297532, capital social 5 000,00 zł (ci-après : « KAMAI », « Responsable du traitement », « nous »).
Contact pour les questions relatives aux données personnelles :
- e-mail : biuro@kamai.pl (objet : « Données personnelles »),
- téléphone : +48 12 307 28 21,
- par écrit : à l’adresse du siège social.
Le Responsable du traitement n’a pas désigné de délégué à la protection des données, car il n’y est pas tenu. Pour toute question relative aux données personnelles, vous pouvez nous contacter directement.
2. Personnes dont nous traitons les données
- personnes qui visitent le Site ;
- personnes qui envoient le formulaire de demande d’offre ou de contact ;
- personnes inscrites sur la liste de diffusion commerciale (informations commerciales) ;
- personnes qui utilisent l’Assistant IA sur le Site ;
- représentants ou personnes de contact de nos partenaires commerciaux actuels et potentiels (propriétaires, membres de la direction, acheteurs, employés des services achats, logistique, comptabilité, marketing) ;
- entrepreneurs personnes physiques (entreprise individuelle, associés de sociétés civiles de droit polonais) ;
- personnes dont nous avons obtenu les données à partir de sources accessibles au public en vue d’établir une coopération B2B (point 6).
3. Données que nous collectons
Nous collectons les données nécessaires pour établir et mener une coopération commerciale, protéger le Site et démontrer la conformité avec la loi. Nous ne collectons pas de catégories particulières de données (article 9 du RGPD) et vous demandons de ne pas nous les transmettre.
| Catégorie | Exemples de données | Source |
|---|---|---|
| Données d’identification et de contact | nom et prénom, fonction, e-mail professionnel, téléphone, langue de correspondance | vous-même, votre employeur ou donneur d’ordre, sources publiques |
| Données de l’entreprise | raison sociale, NIP, adresse, pays, type d’activité (magasin, jardinerie, chaîne, grossiste, distributeur), site web, nombre de points de vente, canaux de vente | vous-même, registres publics (KRS, CEIDG – registre central des entreprises individuelles, VIES), sites internet |
| Contenu des demandes et de la correspondance | contenu du formulaire, e-mails, notes d’appels téléphoniques et de réunions, quantités prévues, saison, attentes concernant l’offre | vous-même |
| Conversations avec l’Assistant IA | contenu intégral des messages et des réponses, langue de la conversation, données fournies au cours de la conversation (par exemple e-mail, nom de l’entreprise), date et heure, adresse IP | vous-même, automatiquement |
| Données relatives aux consentements et déclarations (registre des événements) | date et heure (horodatage avec fuseau horaire), adresse IP, user agent, adresse de la page et version linguistique, texte des consentements et déclarations tel qu’affiché, version des Conditions d’utilisation et de la Politique de confidentialité, date et mode de retrait du consentement | automatiquement, au moment de l’envoi du formulaire, de l’inscription ou de la conversation |
| Données relatives à l’utilisation des informations commerciales | date d’envoi, ouverture du message, clics sur les liens, désabonnement, messages non distribués | automatiquement, via les outils d’envoi d’e-mails |
| Données techniques et journaux du serveur | adresse IP, date et heure de la requête, adresse de la page, adresse de la page de provenance, type de navigateur et de système, code de réponse du serveur | automatiquement |
| Données issues des cookies et technologies similaires | identifiants, paramètres (par exemple choix de la langue, consentements aux cookies), données statistiques sur l’utilisation du Site | automatiquement (point 13) |
| Données de localisation saisies dans le moteur de recherche de la carte | ville ou code postal saisi | vous-même |
| Données de la coopération commerciale | commandes, offres, conditions, règlements, réclamations, données de facturation | vous-même ou votre entreprise |
4. Finalités, bases juridiques et durées de conservation
| Finalité | Base juridique | Durée |
|---|---|---|
| Réponse à une demande, préparation et présentation d’une offre, contact concernant une coopération | article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD (mesures précontractuelles prises à votre demande, lorsque vous êtes vous-même entrepreneur) ; article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD (notre intérêt légitime : établir une coopération avec l’entreprise que vous représentez) | jusqu’à la fin des discussions et, si aucun contrat n’est conclu, jusqu’à 3 ans à compter du dernier contact, sauf si vous formulez auparavant une opposition valable |
| Conclusion et exécution du contrat commercial, traitement des commandes, des livraisons, des réclamations, des garanties | article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD (lorsque vous êtes partie au contrat) ; article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD (contact avec les représentants et les employés du cocontractant) | pendant la durée du contrat et jusqu’à l’expiration du délai de prescription des actions |
| Obligations comptables et fiscales | article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD en liaison avec la loi sur la comptabilité (ustawa o rachunkowości) et la législation fiscale | 5 ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle a expiré le délai de paiement de l’impôt, ou plus longtemps si la loi l’exige |
| Envoi d’informations commerciales par voie électronique (liste de diffusion commerciale) et marketing téléphonique | article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD (consentement) en liaison avec l’article 398 de la loi sur les communications électroniques (ustawa – Prawo komunikacji elektronicznej) | jusqu’au retrait du consentement |
| Marketing direct de nos propres produits et services (par exemple offres, nouveautés, invitations) sur les canaux pour lesquels un consentement distinct n’est pas requis, ainsi que dans le cadre de la coopération en cours | article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD (intérêt légitime : marketing direct) | jusqu’à l’opposition ou jusqu’à 3 ans à compter du dernier contact |
| Recherche et vérification de contacts de partenaires B2B potentiels à partir de sources publiques, constitution d’une base de partenaires, premier contact en vue d’une coopération | article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD (intérêt légitime : développement des ventes en gros) ; contact par voie électronique à des fins de marketing – après obtention du consentement requis | jusqu’à l’opposition ou jusqu’à 2 ans à compter de l’obtention des données en l’absence de prise de contact |
| Fonctionnement de l’Assistant IA : réponses aux questions, réception des demandes, transmission des dossiers au service commercial, contrôle qualité et développement de la base de connaissances | article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD (mesures précontractuelles prises à votre demande) ; article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD (traitement des demandes, amélioration de la qualité des réponses, sécurité) | jusqu’à 24 mois à compter du dernier message ; si la conversation contient une demande d’offre – comme pour les demandes |
| Registre des événements : démontrer que les consentements ont été donnés ou retirés, ainsi que qui a fait des déclarations et quand | article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD en liaison avec l’article 5, paragraphe 2 et l’article 7, paragraphe 1 du RGPD (principe de responsabilité) ; article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD (protection contre les prétentions et défense dans le cadre de procédures) | pendant la durée d’utilisation du consentement ou de la déclaration, puis jusqu’à l’expiration du délai de prescription des actions et la clôture d’éventuelles procédures |
| Sécurité du Site, prévention des abus, du spam et des attaques, journaux du serveur | article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD (intérêt légitime : sécurité et continuité de fonctionnement) | jusqu’à 12 mois, sauf si les données sont nécessaires comme preuve dans le cadre d’un incident |
| Statistiques et analyse d’audience du Site au moyen de cookies autres que les cookies nécessaires | article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD (consentement) en liaison avec l’article 399 de la loi sur les communications électroniques (ustawa – Prawo komunikacji elektronicznej) | jusqu’au retrait du consentement ou jusqu’à l’expiration du cookie |
| Fonctionnement du Site (cookies nécessaires, mémorisation de la langue et des choix en matière de consentement) | article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD | selon la durée de vie du cookie concerné |
| Analyses de marché, segmentation des partenaires et planification des ventes (sur des données agrégées ou relatives à des entreprises) | article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD | comme pour la finalité pour laquelle les données ont été collectées |
| Constatation, exercice et défense de droits en justice | article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD | jusqu’à l’expiration du délai de prescription des actions et la clôture des procédures |
| Réponses aux demandes des personnes concernées, traitement des réclamations relatives aux services | article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD ; article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD | jusqu’à 3 ans à compter de la clôture du dossier |
À l’expiration des durées de conservation, nous supprimons ou anonymisons les données. Ces durées peuvent être prolongées si la loi l’exige ou si les données sont nécessaires dans le cadre d’une procédure en cours.
5. Registre des événements (horodatage)
Au moment de l’envoi d’un formulaire, de l’inscription sur la liste de diffusion commerciale, du don ou du retrait d’un consentement ainsi que d’une conversation avec l’Assistant IA, nous enregistrons automatiquement : la date et l’heure avec le fuseau horaire, l’adresse IP, le user agent, l’adresse de la page et la version linguistique, le texte des consentements et déclarations tel qu’affiché ainsi que la version des Conditions d’utilisation et de la Politique de confidentialité.
Nous le faisons parce que le RGPD exige que nous soyons en mesure de démontrer que le consentement a été donné (article 7, paragraphe 1 du RGPD) et que nous traitons les données conformément à la loi (article 5, paragraphe 2 du RGPD). Le registre peut servir de preuve en cas de contrôle du Président de l’Office de protection des données personnelles (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO), de litige ou de réclamation. Seules les personnes autorisées ont accès au registre. Nous n’utilisons pas les données du registre à des fins de marketing ni pour suivre votre activité.
6. Données qui ne proviennent pas de vous (article 14 du RGPD)
Si vous ne nous avez pas transmis vos données vous-même, nous avons pu les obtenir :
- auprès de l’entreprise que vous représentez ou dans laquelle vous travaillez (par exemple en tant que personne de contact pour les commandes) ;
- dans les registres publics : KRS, CEIDG, VIES et registres étrangers ;
- sur les sites internet d’entreprises, les boutiques en ligne, les profils d’entreprise et professionnels sur les réseaux sociaux (par exemple LinkedIn), dans les annuaires professionnels et les listes d’exposants de salons ;
- dans des bases de données commerciales de contacts professionnels (y compris celles gérées par des fournisseurs établis aux États-Unis) ;
- auprès de nos partenaires, représentants commerciaux et distributeurs.
Nous traitons alors les données d’identification et de contact, la fonction ainsi que les données de l’entreprise. Nous vous en informons au plus tard lors du premier contact, et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de l’obtention des données. Vous pouvez à tout moment vous y opposer – nous cesserons alors de vous contacter et supprimerons vos données, à l’exception des informations nécessaires pour respecter votre opposition à l’avenir (par exemple l’adresse e-mail sur une liste d’exclusion).
7. Êtes-vous tenu de fournir vos données
La fourniture des données est facultative. Sans les données marquées comme obligatoires dans le formulaire, nous ne pouvons ni répondre à la demande ni préparer d’offre. Sans adresse e-mail et sans consentement, nous ne pouvons pas vous inscrire sur la liste de diffusion commerciale. La fourniture des données est nécessaire à la conclusion et à l’exécution d’un contrat commercial ainsi que – dans la mesure requise par la loi – à l’émission d’une facture.
8. À qui transmettons-nous les données
Seules les entités qui en ont besoin pour réaliser les finalités décrites ci-dessus peuvent recevoir les données :
- fournisseurs de services informatiques agissant pour notre compte (sous-traitants) : hébergement du Site et serveur contenant la base des conversations de l’Assistant IA (Hostinger), messagerie électronique et suite bureautique dans le cloud, stockage de fichiers et de tableurs, système CRM, outils d’envoi d’e-mails, outils de recherche et de vérification de contacts professionnels, outils d’analyse, fournisseurs de modèles d’intelligence artificielle (dont OpenAI – Assistant IA) ainsi qu’outils d’IA assistant l’équipe dans la correspondance et les documents ;
- fournisseurs de services intégrés : YouTube (Google) – lecture de vidéos ; OpenFreeMap et OpenStreetMap Foundation (service Nominatim) – carte et recherche de localisation ;
- nos employés, collaborateurs, représentants commerciaux et distributeurs – dans la mesure nécessaire au traitement de la demande ou à la coopération ;
- sociétés de messagerie, de transport et de logistique – lors de l’exécution des livraisons ;
- cabinet comptable, cabinets d’avocats, conseillers, auditeurs, assureurs ;
- banques et prestataires de paiement – lors des règlements ;
- autorités publiques et tribunaux – lorsque la loi l’exige.
Nous concluons avec les sous-traitants des contrats de sous-traitance (article 28 du RGPD) ou appliquons leurs conditions standard de traitement des données. Nous vous communiquerons sur demande la liste complète et à jour des fournisseurs. Nous ne vendons pas de données personnelles.
9. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen
Nous recourons sciemment aux services de fournisseurs établis aux États-Unis d’Amérique (par exemple en matière d’intelligence artificielle, de messagerie et de travail collaboratif dans le cloud, de CRM, d’envoi d’e-mails, de recherche de contacts professionnels et d’analyse). Selon l’appréciation du Responsable du traitement, leurs solutions offrent des fonctionnalités, une fiabilité et un niveau de sécurité que les solutions européennes comparables n’offrent pas actuellement. Par conséquent, vos données personnelles peuvent être transférées en dehors de l’Espace économique européen, en particulier vers les États-Unis, et également traitées par des sous-traitants de ces fournisseurs dans d’autres pays.
Le transfert n’a lieu qu’en application de l’un des mécanismes prévus au chapitre V du RGPD :
- EU-US Data Privacy Framework – pour les fournisseurs certifiés dans le cadre de ce programme, sur la base de la décision d’exécution (UE) 2023/1795 de la Commission du 10 juillet 2023 constatant le niveau de protection adéquat (article 45 du RGPD) ;
- clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne par la décision d’exécution (UE) 2021/914 (article 46, paragraphe 2, point c) du RGPD), appliquées avec des garanties supplémentaires (par exemple chiffrement des données lors de la transmission et du stockage, contrôle d’accès) ;
- décision de la Commission constatant un niveau de protection adéquat – pour d’autres pays, par exemple le Royaume-Uni (OpenStreetMap Foundation).
Nous souhaitons que vous connaissiez le risque : dans les pays tiers, les autorités publiques peuvent disposer de pouvoirs d’accès aux données différents de ceux en vigueur dans l’UE, et les voies de recours peuvent être limitées. C’est pourquoi nous ne transférons que les données nécessaires à la finalité concernée. Vous pouvez demander une copie des garanties appliquées lors du transfert en écrivant à biuro@kamai.pl.
10. Assistant IA
L’Assistant IA du Site est un système d’intelligence artificielle, et non un être humain. Lorsque vous conversez avec lui :
- le contenu de vos messages est transmis au fournisseur du modèle de langage OpenAI (États-Unis), qui génère la réponse ; le transfert vers les États-Unis s’effectue selon les règles du point 9 ;
- nous enregistrons sur notre serveur l’intégralité de la conversation (messages et réponses), la langue, la date et l’heure ainsi que l’adresse IP ; ces données peuvent être transférées dans le système CRM si la conversation porte sur une demande d’offre ;
- les conversations peuvent être consultées par des personnes autorisées de KAMAI afin de traiter la demande, de contrôler la qualité et d’améliorer la base de connaissances de l’Assistant ;
- le contenu des messages peut être vérifié automatiquement afin de détecter des abus (modération) ;
- conformément aux conditions d’utilisation de l’API du fournisseur en vigueur à la date de rédaction de la présente Politique, le fournisseur n’utilise pas par défaut les données transmises via l’API pour entraîner ses modèles et peut les conserver pendant une durée limitée afin de détecter les abus.
L’Assistant ne prend à votre égard aucune décision produisant des effets juridiques. Veuillez ne pas communiquer au cours de la conversation de données sensibles, de mots de passe, de données de paiement ni de données concernant d’autres personnes.
11. Vos droits
Vous avez le droit :
- d’accès aux données et d’en obtenir une copie (article 15 du RGPD) ;
- de rectification des données (article 16 du RGPD) ;
- d’effacement des données (article 17 du RGPD) ;
- à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) ;
- à la portabilité des données traitées de manière automatisée sur la base du consentement ou d’un contrat (article 20 du RGPD) ;
- d’opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime (article 21 du RGPD) ; nous donnons toujours suite à une opposition au marketing direct, sans qu’il soit nécessaire de la justifier ;
- de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
- d’introduire une réclamation auprès du Président de l’Office de protection des données personnelles (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) ou auprès de l’autorité de contrôle de l’État de votre résidence ou de votre lieu de travail.
Pour exercer vos droits, écrivez à biuro@kamai.pl. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois (dans des cas justifiés, ce délai peut être prolongé de deux mois, ce dont nous vous informerons). Nous pouvons vous demander les informations nécessaires pour confirmer votre identité. Ces droits ne sont pas absolus – par exemple, nous ne supprimerons pas les données que nous devons conserver en vertu de la loi ou pour nous défendre contre des prétentions.
12. Profilage et décisions automatisées
Nous ne prenons pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui produisent des effets juridiques à votre égard ou vous affectent de manière significative de façon similaire (article 22 du RGPD). Nous pouvons regrouper les entreprises selon leur type d’activité, leur pays, leur taille ou leur intérêt pour l’offre (segmentation) afin d’adapter les offres et les informations commerciales. Les décisions de coopération sont prises par des personnes.
13. Cookies et technologies similaires
Le Site utilise des cookies et des technologies similaires (par exemple le stockage local du navigateur).
- Nécessaires – ils assurent le fonctionnement du Site, la sécurité, la mémorisation de la version linguistique et de votre choix concernant les cookies. Ils ne nécessitent pas de consentement.
- Fonctionnels – ils mémorisent les paramètres et facilitent l’utilisation du Site (par exemple l’état de la fenêtre de l’Assistant IA).
- Analytiques et marketing – nous ne les utilisons qu’après que vous y avez consenti dans le bandeau cookies.
Vous pouvez à tout moment modifier ou retirer votre consentement dans les paramètres des cookies du Site (lien en pied de page) ou dans les paramètres de votre navigateur. La restriction des cookies nécessaires peut rendre l’utilisation du Site plus difficile.
Contenus externes. Nous ne chargeons les vidéos YouTube qu’après un clic sur le lecteur ; Google peut alors enregistrer ses propres cookies sur votre appareil et traiter des données conformément à sa politique de confidentialité. La carte utilise les tuiles OpenFreeMap (données OpenStreetMap), qui ne déposent pas de cookies ; le serveur du fournisseur reçoit toutefois votre adresse IP. Nous ne transmettons la ville ou le code postal saisi dans le moteur de recherche au service Nominatim (OpenStreetMap Foundation) qu’après l’envoi de la recherche.
La liste à jour des cookies est disponible dans les paramètres des cookies du Site.
14. Journaux du serveur
Le serveur d’hébergement enregistre automatiquement les données techniques de chaque requête (adresse IP, date et heure, adresse de la page, données du navigateur). Nous les utilisons pour assurer la sécurité, diagnostiquer les erreurs et établir des statistiques agrégées. Nous ne les combinons pas avec d’autres données pour identifier des personnes, sauf si cela est nécessaire pour élucider un incident de sécurité ou pour nous défendre contre des prétentions.
15. Correspondance et contact téléphonique
Lorsque vous nous écrivez ou nous appelez, nous traitons les données fournies dans la correspondance et au cours de la conversation (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD et, lorsque le contact concerne une offre ou un contrat, également article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD). Nous conservons la correspondance pendant le temps nécessaire au traitement de l’affaire, puis jusqu’à l’expiration du délai de prescription des actions auxquelles elle pourrait se rapporter.
16. Sécurité des données
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque (article 32 du RGPD), en particulier : connexion chiffrée HTTPS, authentification multifacteur pour les comptes et les outils, attribution des accès aux seules personnes autorisées et uniquement dans la mesure nécessaire, conservation des clés d’accès en dehors du code du Site, sauvegardes, protection contre le spam et les abus, limites budgétaires et d’autorisations pour les services d’IA ainsi qu’examen régulier des fournisseurs. Aucune transmission par internet n’est toutefois entièrement sécurisée. Nous notifions les violations de données personnelles au Président de l’UODO et aux personnes concernées lorsque la loi l’exige.
17. Liens vers d’autres sites
Le Site peut contenir des liens vers d’autres sites (par exemple boutiques de partenaires, réseaux sociaux, boutique en ligne destinée aux clients particuliers). Nous ne sommes pas responsables des règles de confidentialité de ces sites. Veuillez prendre connaissance de leurs politiques de confidentialité.
18. Modifications de la Politique de confidentialité
Nous pouvons mettre à jour la Politique de confidentialité, notamment en cas de modification de la législation, des fournisseurs, des fonctionnalités du Site ou des finalités du traitement. La version en vigueur est toujours disponible sur le Site avec sa date. Nous informerons par e-mail les personnes inscrites sur la liste de diffusion commerciale des modifications importantes les concernant. Si une modification nécessite votre consentement, nous vous le demanderons.
La présente Politique de confidentialité est rédigée en langue polonaise. Les versions dans d’autres langues ont un caractère auxiliaire ; en cas de divergence, la version polonaise prévaut.
19. Contact
KAMAI.PL Sp. z o.o., Wola Batorska 461, 32-007 Zabierzów Bocheński, Pologne, e-mail : biuro@kamai.pl, tél. +48 12 307 28 21