Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy w serwisie stellartreestand.com (dalej: „Serwis”) i w związku ze współpracą handlową B2B, w jakich celach i na jakich podstawach je przetwarzamy, komu je przekazujemy (w tym poza Europejski Obszar Gospodarczy) i jakie prawa Ci przysługują. Realizuje obowiązki informacyjne z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej: „RODO”).
Serwis jest skierowany do przedsiębiorców. Nawet w relacjach B2B dane osób fizycznych (np. imię i nazwisko, służbowy e-mail, telefon kupca lub właściciela firmy) są danymi osobowymi i chronimy je zgodnie z RODO.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest KAMAI.PL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Woli Batorskiej, adres: Wola Batorska 461, 32-007 Zabierzów Bocheński (województwo małopolskie), Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 0000361320, NIP 6832056712, REGON 121297532, kapitał zakładowy 5 000,00 zł (dalej: „KAMAI”, „Administrator”, „my”).
Kontakt w sprawach danych osobowych:
- e-mail: biuro@kamai.pl (w tytule: „Dane osobowe”),
- telefon: +48 12 307 28 21,
- pisemnie: na adres siedziby.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się z nami bezpośrednio.
2. Czyje dane przetwarzamy
- osób odwiedzających Serwis;
- osób, które wysyłają formularz zapytania ofertowego lub kontaktowego;
- osób zapisanych na listę ofertową (informacje handlowe);
- osób korzystających z Asystenta AI w Serwisie;
- osób reprezentujących lub kontaktowych naszych obecnych i potencjalnych partnerów handlowych (właścicieli, członków zarządu, kupców, pracowników działów zakupów, logistyki, księgowości, marketingu);
- przedsiębiorców będących osobami fizycznymi (jednoosobowa działalność gospodarcza, wspólnicy spółek cywilnych);
- osób, których dane pozyskaliśmy z publicznie dostępnych źródeł w celu nawiązania współpracy B2B (punkt 6).
3. Jakie dane zbieramy
Zbieramy dane, które są potrzebne do nawiązania i prowadzenia współpracy handlowej, ochrony Serwisu i wykazania zgodności z prawem. Nie zbieramy szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) i prosimy o ich nieprzekazywanie.
| Kategoria | Przykłady danych | Skąd |
|---|---|---|
| Dane identyfikacyjne i kontaktowe | imię i nazwisko, stanowisko, służbowy e-mail, telefon, język korespondencji | od Ciebie, od Twojego pracodawcy lub zleceniodawcy, ze źródeł publicznych |
| Dane firmy | nazwa firmy, NIP, adres, kraj, rodzaj działalności (sklep, centrum ogrodnicze, sieć, hurtownia, dystrybutor), strona www, liczba punktów sprzedaży, kanały sprzedaży | od Ciebie, z rejestrów publicznych (KRS, CEIDG, VIES), ze stron internetowych |
| Treść zapytań i korespondencji | treść formularza, wiadomości e-mail, notatki z rozmów telefonicznych i spotkań, przewidywane ilości, sezon, oczekiwania wobec oferty | od Ciebie |
| Rozmowy z Asystentem AI | pełna treść wiadomości i odpowiedzi, język rozmowy, dane podane w rozmowie (np. e-mail, nazwa firmy), data i godzina, adres IP | od Ciebie, automatycznie |
| Dane o zgodach i oświadczeniach (rejestr zdarzeń) | data i godzina (znacznik czasu ze strefą czasową), adres IP, user agent, adres podstrony i wersja językowa, treść zgód i oświadczeń w wyświetlonym brzmieniu, wersja Regulaminu i Polityki prywatności, data i sposób cofnięcia zgody | automatycznie, w chwili wysłania formularza, zapisu lub rozmowy |
| Dane o korzystaniu z informacji handlowych | data wysyłki, otwarcie wiadomości, kliknięcia w linki, rezygnacja z subskrypcji, zwroty wiadomości | automatycznie, przez narzędzia wysyłki e-mail |
| Dane techniczne i logi serwera | adres IP, data i godzina żądania, adres podstrony, adres strony odsyłającej, typ przeglądarki i systemu, kod odpowiedzi serwera | automatycznie |
| Dane z plików cookies i podobnych technologii | identyfikatory, ustawienia (np. wybór języka, zgody na cookies), dane statystyczne o korzystaniu z Serwisu | automatycznie (punkt 13) |
| Dane lokalizacyjne podane w wyszukiwarce mapy | wpisane miasto lub kod pocztowy | od Ciebie |
| Dane współpracy handlowej | zamówienia, oferty, warunki, rozliczenia, reklamacje, dane do faktur | od Ciebie lub Twojej firmy |
4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie i przedstawienie oferty, kontakt w sprawie współpracy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie, gdy sam jesteś przedsiębiorcą); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes: nawiązanie współpracy z firmą, którą reprezentujesz) | do zakończenia rozmów, a jeśli umowa nie zostanie zawarta – do 3 lat od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej wniesiesz skuteczny sprzeciw |
| Zawarcie i wykonanie umowy handlowej, obsługa zamówień, dostaw, reklamacji, gwarancji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy jesteś stroną umowy); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (kontakt z przedstawicielami i pracownikami kontrahenta) | przez czas trwania umowy i do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Obowiązki księgowe i podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, lub dłużej, jeśli wymagają tego przepisy |
| Wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną (lista ofertowa) i marketing telefoniczny | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w związku z art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej | do cofnięcia zgody |
| Marketing bezpośredni własnych produktów i usług (np. oferty, nowości, zaproszenia) w kanałach, na które nie jest wymagana odrębna zgoda, oraz w ramach bieżącej współpracy | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: marketing bezpośredni) | do wniesienia sprzeciwu lub do 3 lat od ostatniego kontaktu |
| Pozyskiwanie i weryfikacja kontaktów do potencjalnych partnerów B2B ze źródeł publicznych, budowa bazy partnerów, pierwszy kontakt w sprawie współpracy | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: rozwój sprzedaży hurtowej); kontakt drogą elektroniczną w celu marketingowym – po uzyskaniu wymaganej zgody | do wniesienia sprzeciwu lub do 2 lat od pozyskania danych bez nawiązania kontaktu |
| Obsługa Asystenta AI: odpowiedzi na pytania, przyjmowanie zapytań, przekazywanie spraw handlowcowi, kontrola jakości i rozwój bazy wiedzy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (obsługa zapytań, poprawa jakości odpowiedzi, bezpieczeństwo) | do 24 miesięcy od ostatniej wiadomości; jeżeli rozmowa zawiera zapytanie ofertowe – jak dla zapytań |
| Rejestr zdarzeń: wykazanie, że zgody zostały wyrażone lub cofnięte, oraz kto i kiedy złożył oświadczenia | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO (zasada rozliczalności); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ochrona przed roszczeniami i obrona w postępowaniach) | przez okres korzystania ze zgody lub oświadczenia, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń i zakończenia ewentualnych postępowań |
| Bezpieczeństwo Serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom, spamowi i atakom, logi serwera | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: bezpieczeństwo i ciągłość działania) | do 12 miesięcy, chyba że dane są potrzebne jako dowód w sprawie incydentu |
| Statystyki i analityka Serwisu z użyciem cookies innych niż niezbędne | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w związku z art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej | do cofnięcia zgody lub wygaśnięcia pliku cookie |
| Zapewnienie działania Serwisu (cookies niezbędne, zapamiętanie języka i wyboru zgód) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | zgodnie z czasem życia danego pliku cookie |
| Analizy rynku, segmentacja partnerów i planowanie sprzedaży (na danych zagregowanych lub dotyczących firm) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | jak dla celu, w którym dane zebrano |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do upływu okresu przedawnienia roszczeń i zakończenia postępowań |
| Odpowiedzi na żądania osób, których dane dotyczą, obsługa reklamacji usług | art. 6 ust. 1 lit. c RODO; art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do 3 lat od zakończenia sprawy |
Po upływie okresów przechowywania dane usuwamy lub anonimizujemy. Okresy mogą zostać przedłużone, jeżeli wymaga tego prawo albo dane są niezbędne w toczącym się postępowaniu.
5. Rejestr zdarzeń (znacznik czasu)
W chwili wysłania formularza, zapisu na listę ofertową, wyrażenia lub cofnięcia zgody oraz rozmowy z Asystentem AI automatycznie zapisujemy: datę i godzinę ze strefą czasową, adres IP, user agent, adres podstrony i wersję językową, treść zgód i oświadczeń w wyświetlonym brzmieniu oraz wersję Regulaminu i Polityki prywatności.
Robimy to, ponieważ RODO wymaga, abyśmy potrafili wykazać, że zgoda została wyrażona (art. 7 ust. 1 RODO) i że przetwarzamy dane zgodnie z prawem (art. 5 ust. 2 RODO). Rejestr może stanowić dowód w razie kontroli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, sporu lub reklamacji. Dostęp do rejestru mają wyłącznie upoważnione osoby. Danych z rejestru nie wykorzystujemy do marketingu ani śledzenia Twojej aktywności.
6. Dane pozyskane nie od Ciebie (art. 14 RODO)
Jeżeli nie przekazałeś nam danych samodzielnie, mogliśmy je uzyskać:
- od firmy, którą reprezentujesz lub w której pracujesz (np. jako osoby kontaktowej do zamówień);
- z rejestrów publicznych: KRS, CEIDG, VIES i rejestrów zagranicznych;
- ze stron internetowych firm, sklepów internetowych, profili firmowych i zawodowych w mediach społecznościowych (np. LinkedIn), katalogów branżowych i wykazów wystawców targowych;
- z komercyjnych baz danych kontaktów biznesowych (w tym prowadzonych przez dostawców z USA);
- od naszych partnerów, przedstawicieli handlowych i dystrybutorów.
Przetwarzamy wówczas dane identyfikacyjne i kontaktowe, stanowisko oraz dane firmy. Informujemy Cię o tym najpóźniej przy pierwszym kontakcie, nie później niż w ciągu miesiąca od pozyskania danych. Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw – wtedy przestaniemy się z Tobą kontaktować i usuniemy Twoje dane, z wyjątkiem informacji koniecznej, aby uszanować sprzeciw w przyszłości (np. adresu e-mail na liście wykluczeń).
7. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych oznaczonych w formularzu jako obowiązkowe nie możemy odpowiedzieć na zapytanie ani przygotować oferty. Bez adresu e-mail i zgody nie możemy zapisać Cię na listę ofertową. Podanie danych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy handlowej oraz – w zakresie wymaganym przepisami – do wystawienia faktury.
8. Komu przekazujemy dane
Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które potrzebują ich do realizacji celów opisanych wyżej:
- dostawcy usług IT działający na nasze zlecenie (podmioty przetwarzające): hosting Serwisu i serwer z bazą rozmów Asystenta AI (Hostinger), poczta e-mail i pakiet biurowy w chmurze, przechowywanie plików i arkuszy, system CRM, narzędzia do wysyłki e-maili, narzędzia do wyszukiwania i weryfikacji kontaktów biznesowych, narzędzia analityczne, dostawcy modeli sztucznej inteligencji (w tym OpenAI – Asystent AI) oraz narzędzia AI wspierające pracę zespołu przy korespondencji i dokumentach;
- dostawcy osadzonych usług: YouTube (Google) – odtwarzanie filmów; OpenFreeMap i OpenStreetMap Foundation (usługa Nominatim) – mapa i wyszukiwanie lokalizacji;
- nasi pracownicy, współpracownicy, przedstawiciele handlowi i dystrybutorzy – w zakresie potrzebnym do obsługi zapytania lub współpracy;
- firmy kurierskie, spedycyjne i logistyczne – przy realizacji dostaw;
- biuro rachunkowe, kancelarie prawne, doradcy, audytorzy, ubezpieczyciele;
- banki i operatorzy płatności – przy rozliczeniach;
- organy publiczne i sądy – gdy wymagają tego przepisy.
Z podmiotami przetwarzającymi zawieramy umowy powierzenia (art. 28 RODO) lub stosujemy ich standardowe warunki przetwarzania danych. Pełną, aktualną listę dostawców przekażemy na Twoją prośbę. Nie sprzedajemy danych osobowych.
9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Świadomie korzystamy z usług dostawców z siedzibą w Stanach Zjednoczonych Ameryki (np. w zakresie sztucznej inteligencji, poczty i pracy zespołowej w chmurze, CRM, wysyłki e-maili, wyszukiwania kontaktów biznesowych i analityki). W ocenie Administratora ich rozwiązania zapewniają funkcje, niezawodność i poziom zabezpieczeń, których porównywalne rozwiązania europejskie obecnie nie oferują. W związku z tym Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do USA, a także przetwarzane przez podwykonawców tych dostawców w innych państwach.
Przekazanie odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu jednego z mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO:
- EU-US Data Privacy Framework – wobec dostawców certyfikowanych w tym programie, na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO);
- standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską decyzją wykonawczą (UE) 2021/914 (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), stosowane wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami (np. szyfrowanie danych w trakcie przesyłania i przechowywania, kontrola dostępu);
- decyzja Komisji stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony – wobec innych państw, np. Zjednoczonego Królestwa (OpenStreetMap Foundation).
Chcemy, abyś znał ryzyko: w państwach trzecich organy publiczne mogą mieć inne uprawnienia dostępu do danych niż w UE, a środki ochrony prawnej mogą być ograniczone. Dlatego przekazujemy tylko dane niezbędne do danego celu. Możesz poprosić o kopię zabezpieczeń stosowanych przy przekazaniu, pisząc na biuro@kamai.pl.
10. Asystent AI
Asystent AI w Serwisie to system sztucznej inteligencji, a nie człowiek. Gdy z nim rozmawiasz:
- treść Twoich wiadomości jest przesyłana do dostawcy modelu językowego OpenAI (USA), który generuje odpowiedź; przekazanie do USA odbywa się na zasadach z punktu 9;
- pełną rozmowę (wiadomości i odpowiedzi), język, datę i godzinę oraz adres IP zapisujemy na naszym serwerze; dane te mogą zostać przeniesione do systemu CRM, jeżeli rozmowa dotyczy zapytania ofertowego;
- rozmowy mogą być przeglądane przez upoważnione osoby KAMAI w celu obsługi zapytania, kontroli jakości i ulepszania bazy wiedzy Asystenta;
- treść wiadomości może być automatycznie sprawdzana pod kątem nadużyć (moderacja);
- zgodnie z warunkami korzystania z API dostawcy obowiązującymi w dniu sporządzenia tej Polityki dostawca nie wykorzystuje domyślnie danych przesyłanych przez API do trenowania swoich modeli i może przechowywać je przez ograniczony czas w celu wykrywania nadużyć.
Asystent nie podejmuje wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne. Prosimy, nie podawaj w rozmowie danych wrażliwych, haseł, danych płatniczych ani danych innych osób.
11. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania danych (art. 16 RODO);
- usunięcia danych (art. 17 RODO);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
- sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO); sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego zawsze uwzględniamy, bez potrzeby uzasadnienia;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) lub do organu nadzorczego w państwie Twojego pobytu lub pracy.
Aby skorzystać z praw, napisz na biuro@kamai.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca (w uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony o dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy). Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości. Prawa te nie są bezwzględne – np. nie usuniemy danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów lub w celu obrony przed roszczeniami.
12. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO). Możemy grupować firmy według rodzaju działalności, kraju, wielkości lub zainteresowania ofertą (segmentacja), aby dopasować oferty i informacje handlowe. Decyzje o współpracy podejmują ludzie.
13. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis używa plików cookies i podobnych technologii (np. pamięci lokalnej przeglądarki).
- Niezbędne – zapewniają działanie Serwisu, bezpieczeństwo, zapamiętanie wersji językowej i Twojego wyboru w sprawie cookies. Nie wymagają zgody.
- Funkcjonalne – zapamiętują ustawienia i ułatwiają korzystanie z Serwisu (np. stan okna Asystenta AI).
- Analityczne i marketingowe – używamy ich wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookies.
Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach cookies w Serwisie (link w stopce) albo w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie cookies niezbędnych może utrudnić korzystanie z Serwisu.
Treści zewnętrzne. Filmy z YouTube ładujemy dopiero po kliknięciu w odtwarzacz; wtedy Google może zapisać na Twoim urządzeniu własne pliki cookies i przetwarzać dane zgodnie ze swoją polityką prywatności. Mapa korzysta z kafelków OpenFreeMap (dane OpenStreetMap), które nie ustawiają plików cookies; serwer dostawcy otrzymuje jednak Twój adres IP. Wpisane w wyszukiwarkę miasto lub kod pocztowy przesyłamy do usługi Nominatim (OpenStreetMap Foundation) dopiero po wysłaniu wyszukiwania.
Aktualna lista plików cookies jest dostępna w ustawieniach cookies w Serwisie.
14. Logi serwera
Serwer hostingowy automatycznie zapisuje dane techniczne każdego żądania (adres IP, datę i godzinę, adres podstrony, dane przeglądarki). Używamy ich do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania błędów i tworzenia zagregowanych statystyk. Nie łączymy ich z innymi danymi w celu identyfikacji osób, chyba że jest to niezbędne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa lub obrony przed roszczeniami.
15. Korespondencja i kontakt telefoniczny
Gdy piszesz do nas lub dzwonisz, przetwarzamy dane podane w korespondencji i rozmowie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy kontakt dotyczy oferty lub umowy – także art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń, którego może dotyczyć.
16. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności: szyfrowane połączenie HTTPS, uwierzytelnianie wieloskładnikowe do kont i narzędzi, nadawanie dostępu tylko osobom upoważnionym i tylko w potrzebnym zakresie, przechowywanie kluczy dostępu poza kodem Serwisu, kopie zapasowe, ochronę przed spamem i nadużyciami, ograniczenia budżetowe i uprawnień dla usług AI oraz regularny przegląd dostawców. Żadna transmisja przez internet nie jest jednak w pełni bezpieczna. O naruszeniach ochrony danych powiadamiamy Prezesa UODO i osoby, których dane dotyczą, gdy wymagają tego przepisy.
17. Odnośniki do innych serwisów
Serwis może zawierać odnośniki do innych serwisów (np. sklepów partnerów, mediów społecznościowych, sklepu internetowego dla klientów detalicznych). Nie odpowiadamy za zasady prywatności tych serwisów. Zapoznaj się z ich politykami prywatności.
18. Zmiany Polityki prywatności
Możemy aktualizować Politykę prywatności, w szczególności przy zmianie przepisów, dostawców, funkcji Serwisu lub celów przetwarzania. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie wraz z datą. O istotnych zmianach dotyczących osób zapisanych na listę ofertową poinformujemy e-mailem. Jeżeli zmiana będzie wymagała Twojej zgody, poprosimy o nią.
Polityka prywatności jest sporządzona w języku polskim. Wersje w innych językach mają charakter pomocniczy; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.
19. Kontakt
KAMAI.PL Sp. z o.o., Wola Batorska 461, 32-007 Zabierzów Bocheński, Polska, e-mail: biuro@kamai.pl, tel. +48 12 307 28 21